administratief toezicht

Maak uw keuze:

Notulen
Openbare stichtingen

notulen

Maak uw keuze:

Algemeen
Toepassing
Gebruik van de modelnotulen
Adressen en contactpersonen

Algemeen

Kerkfabriek en centraal kerkbestuur zijn openbare instellingen met rechtspersoonlijkheid.  Zoals voor alle lokale besturen in Vlaanderen wordt ook voor hen de beleidslijn van het Vlaams binnenlands bestuur aangehouden: een ruim algemeen administratief toezicht en een eerder beperkt bijzonder administratief toezicht.

Vertrekpunt voor het algemeen toezicht is het afschrift van de notulen.  Gelijktijdig en per post wordt het binnen de 20 dagen na de vergadering toegestuurd aan provinciegouverneur, gemeenteoverheid en bisschop.

De notulen moeten de overheid toelaten om inzicht te krijgen in de draagwijdte van de beslissingen.  Daarom dienen de notulen, opgesteld door de secretaris, een weergave te bevatten van de genomen beslissingen en de belangrijkste motieven die eraan ten grondslag liggen.  Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen moeten ook opgenomen worden.

Toepassing

De Omzendbrief BA-2005/01 van 25 februari 2005 van minister Keulen bevat verschillende passages over de notulen (zie o.a. B.1.4. Notulen, en I.1.1. Kennisgeving van de notulen).

Aanvullende praktische richtlijnen i.v.m. notulenbeheer vindt in het rondschrijven van de provinciegouverneur van Limburg dd. 25 maart 2005, met als bijlage een voorbeeld van modelnotulen.

In een herinneringsbrief dd. 6 februari 2006 komt de provinciale overheid nogmaals terug op dit onderwerp, en wijst op enkele concrete aandachtspunten:

• duidelijke vermelding van het kerkbestuur en de gemeente
• doorlopende nummering over de verschillende vergaderingen heen
• toepassen van de lay-out van de modelnotulen
• ondertekening door voorzitter en secretaris.

Gebruik van de modelnotulen

In de modelnotulen voorzien we bovenaan de gegevens i.v.m. de zetel van de kerkfabriek.  Dit vereenvoudigt het toesturen van een antwoord aan het juiste adres en vermijdt tijdverlies bij de behandeling.

Bovendien voorzagen we in het model voor punt 2.2. van 4/4/2005 een aangepaste passage over de aanvaarding van een jaargetijde.  Zie in dit verband ook op deze site onder Kerkfabrieken – Administratief Toezicht – Openbare Stichtingen.

De tekst van de modelnotulen geven we weer in Word-formaat, zodat die makkelijker bruikbaar wordt als stramien bij de opmaak van de eigen notulen.  Zo verkrijgen we op een eenvoudige wijze notulen met lay-out zoals gevraagd door de overheid.

Adressen en contactpersonen

Sinds de uitgifte van het rondschrijven van de provinciegouverneur in maart 2005, traden al enkele wijzigingen in.

Zo werd het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gereorganiseerd in verschillende beleidsdomeinen.  De voormalige Afdeling Binnenlandse Aangelegenheden werd ingedeeld bij het beleidsdomein Bestuurszaken.  Het afschrift van de notulen en alle andere briefwisseling voor de provinciegouverneur stuurt u nu aan:

Vlaamse overheid
Agentschap voor Binnenlands Bestuur – Afdeling Limburg
Afdelingssecretariaat
Universiteitslaan 1
3500   Hasselt

Het exemplaar voor de bisschop en de andere briefwisseling aan hem gericht i.v.m. kerkfabriek en centraal kerkbestuur wordt geadresseerd aan:

Bisdom Hasselt
Dienst Kerkfabrieken
Vrijwilligersplein 14
3500   Hasselt

Ook de inwendige organisatie en de taakverdeling zoals opgenomen in het rondschrijven van de provinciegouverneur werden ondertussen aangepast.  Voor eventuele vragen en problemen kan u terecht bij de volgende contactpersonen:

Naar boven

Openbare stichtingen

Maak uw keuze:

Algemeen
Aanvaarding van de stichting op kapitaal

Algemeen

Voor begrip en financiële implicaties van openbare stichtingen: klik hier.

Het Vlaamse decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, trad op 1 maart 2005 in voege.  Voor de openbare stichtingen is daardoor de procedure ingrijpend gewijzigd. Gelet op de autonomie van de kerkbesturen is in principe de voorafgaande machtiging (vanwege bisdom of provinciegouverneur) tot aanvaarding niet meer nodig.  Enkel de bepalingen van het “algemeen administratief toezicht” zijn van toepassing.  De toezichthoudende overheden kunnen op eigen initiatief of na ingediend bezwaar, een beslissing van de kerkraad schorsen of vernietigen binnen strikt vastgelegde termijnen.  De aanvang van deze termijnen wordt bepaald door de ontvangstdatum van een afschrift van de notulen. 

De meest voorkomende wijze waarop deze schenkingen tot stand komen, is de gift “van hand tot hand”: een schenking onder levenden van geld door eenvoudige overhandiging.  De volgende richtlijnen zijn enkel op deze vorm (openbare stichting op kapitaal bij handgift) van toepassing.  Voor schenkingen (onder levenden) bij notariële akte, en voor legaten (bij testament) is de tussenkomst van een notaris noodzakelijk en dienen andere pleegvormen te worden gerespecteerd.  Hiervoor verwijzen we naar een meer uitgebreide handleiding, o.a. Vademecum Kerkfabrieken 2005 van de Vlaamse bisdommen (nr.575-594) en J. Dujardin e.a., Bestuur van de erediensten (nr. 179-188).

Aanvaarding van de stichting op kapitaal

Voorafgaand

Deed de kerkraad al het nodige om de zetel van de kerkfabriek te bepalen zoals gevraagd in art. 3 van het decreet?  Indien niet, moet dit gebeuren bij beslissing van de kerkraad, en opgenomen worden in de notulen.
Naar deze zetel wordt normaal de (officiële) briefwisseling gestuurd.  Daarom is het aangewezen dit adres op alle stukken (notulen, uittreksels uit de beslissingen, briefwisseling…) in de hoofding te vermelden.  Zo kan de behandeling ervan gebeuren zonder overbodig zoekwerk.

Stichting zelf

Kapitaal van de stichting

Nadat het kapitaal voor de stichting (minimaal € 600 per jaarlijkse eucharistieviering – bedrag in voege op 1 januari 2006) is binnengekomen op de rekening van de kerkfabriek, wordt de aanvaarding van de stichting op de dagorde van de eerstvolgende kerkraad geplaatst.  De penningmeester zorgt voor de noodzakelijke gegevens (zie hierna).

De notulen

De beslissing over de aanvaarding van de stichting wordt opgenomen in de notulen van deze kerkraad.  De volgende gegevens dienen vermeld:
1° Naam, voornaam en volledige adres van de aanvrager van de stichting.
2° Naam en voornaam van de persoon voor wie de stichting wordt gevestigd.
3° Kerk waar het gesticht jaargetijde wordt gecelebreerd.
4° De dag en maand waarop het gesticht jaargetijde moet worden gecelebreerd.
5° Het bedrag dat in de kas van de kerkfabriek werd gestort.
6° De ontvangstdatum van het bedrag door de kerkfabriek.
7° Eventuele bijkomende bepalingen (bv. toevoeging van naam bij overlijden van echtgeno(o)te.

Afschrift van de notulen

Binnen de 20 dagen na de beraadslaging dient een afschrift van deze notulen gezonden naar:

Formulier

Met het oog op de opvolging en reductie van de stichtingen - bevoegdheid exclusief voorbehouden aan de bisschop - dient het formulier “Bijlage aan de notulen” ingevuld en in één exemplaar uitsluitend naar het bisdom gestuurd, samen met de notulen van de kerkraad.  Het bisdom ontvangt dus gelijktijdig 2 documenten: de notulen en deze bijlage.

Download dit formulier (PDF).

Naar boven