Untitled Document
 
vrijdag 18 mei 2012
Goedemiddag!
Mail onsVul ons contactformulier inTerugVerderStartpagina
Rekendienst | Kerkfabrieken | Onderwijs | Vrijwilligerswerk

Kerkfabrieken
Organisatie en werking
Financieel beheer
Boekhouding
Administratief toezicht
Stichtingen
Parochiekerkenplan

Actualiteit
Contact
Veelgestelde vragen
Systeembeheer Beveiligd

veelgestelde vragen

Hieronder vindt u een overzicht terug van enkele veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.

Maak uw keuze:

Standpunten Vlaamse overheid
Standpunten bisdom

Standpunten Vlaamse overheid

Maak uw keuze:

Organisatie en werking
Financieel beheer
Goederen
Administratief toezicht

Standpunten bisdom

Maak uw keuze:
V: Als penningmeester nam ik de taak vorig jaar over van mijn voorganger. Nu hoor ik spreken van een eindrekening die moet worden opgemaakt. Hoe zit dat?
(laatste wijziging op 08/02/2007)
A: Vernieuwing en verantwoordelijkheid
Na de invoering van het decreet van 7/5/2004 op de kerkfabrieken, zagen we in heel Vlaanderen een ingrijpende vernieuwing van de kerkraden. In ons bisdom is zelfs één op de vier raadsleden “nieuw”.
Deze trend zet zich door bij de penningmeesters: op veel plaatsen kwam ook hiervoor een nieuwe kracht aan het roer. Die zal nu mee instaan om het aangepaste financiële luik voor de kerkfabrieken in de praktijk om te zetten. Of het nu onder de vroegere wetgeving is, of onder de huidige regelgeving: het mandaat van penningmeester blijft een opdracht met verantwoordelijkheden. Als rekenplichtige blijft de penningmeester persoonlijk verantwoordelijk voor het financieel beheer. Hij speelt een sleutelrol in de verschillende stadia ervan: bij het opmaken van meerjarenplan, budget en rekening, bij het innen van inkomsten en betalen van uitgaven, bij het voeren van de boekhouding.

Verantwoording van het financieel beheer
Jaarlijks legt de penningmeester tegenover de kerkfabriek verantwoording af over zijn beheer. De jaarrekening met de effectieve ontvangsten en uitgaven ondertekent hij als penningmeester dan ook afzonderlijk en persoonlijk.
Wanneer de penningmeester zijn mandaat beëindigt, stelt hij de eindrekening op: de opgave van ontvangsten en uitgaven sinds de laatst vastgestelde jaarrekening. Met deze persoonlijke rekening bewijst hij als uittredende mandataris dat zijn beheer vrij is van tekortkoming, nalatigheid of oneerlijkheid. De opgave van de kastoestand op de einddatum van zijn beheer moet dan ook overeenstemmen met het saldo van de eindrekening op dat zelfde tijdstip. De eindrekening is de persoonlijke rekening van de rekenplichtige tgo. zijn bestuur (waarvoor de nieuwe penningmeester optreedt), maar eveneens van de aftredende penningmeester tgo. zijn opvolger. De uiteindelijke goedkeuring van die eindrekening wordt verleend op provinciaal niveau. Daardoor kan de uittredende penningmeester ontslagen worden van alle verantwoordelijkheid als kassier van de kerkfabriek en als financieel en zakelijk beheerder.

Boekjaar 2007: nieuwe procedure
De voorschriften i.v.m. de eindrekening uit het eerder geciteerde decreet (art. 56) treden in werking vanaf de rekeningen over het boekjaar 2007. Binnen de twee maanden na het beëindigen van zijn functie stelt de uittredende penningmeester (of zijn erfgenamen) de eindrekening op. De kerkraad neemt kennis ervan, waarna de nieuwe penningmeester ze voor goedkeuring doorstuurt aan de provinciegouverneur. Na diens goedkeuring (binnen de 200 dagen) verleent de kerkraad op de eerstvolgende vergadering kwijting over de afgelegde eindrekening aan de uittredende penningmeester.

Wat met het verleden?
  • “Sinds [2005] ben ik de nieuwe penningmeester, maar een eindrekening van mijn voorganger is nooit opgemaakt. Wat nu?”
Gelet op het aantal eindrekeningen dat voor goedkeuring werd ingediend, moet dit geen uitzonderlijke situatie zijn. En dramatisch is het ook niet dadelijk. Alleen wordt er voor verschillende betrokkenen een rechtsonzekerheid geschapen die niet bevorderlijk is voor de goede werking: de uittredende penningmeester is nooit ontheven van zijn aansprakelijkheid, zijn opvolger bouwt misschien verder op een wankele financiële vertrekbasis, en de kerkfabriek heeft geen zekerheid of ze in orde is met al haar rechten en verplichtingen.

Hoe hieraan verhelpen?
Nam de nieuwe penningmeester zijn mandaat op vanaf 1 januari [2005], dan kan de jaarrekening van het vorige boekjaar beschouwd worden als eindrekening. Na goedkeuring van de jaarrekening door de Bestendige Deputatie kan de kerkraad in vergadering de uitgetreden penningmeester kwijting verlenen van zijn beheer. Deze gemotiveerde beslissing dient opgenomen in de notulen.
Voor de andere gevallen kunnen we ons inspireren aan art. 86 van het KB van 2/8/1990 houdende algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit. Is de vorige penningmeester overleden of kan hij onmogelijk de eindrekening opmaken, neemt de kerkraad zelf die taak op. Een exemplaar wordt overhandigd aan de uittredende penningmeester of zijn rechtverkrijgenden, met de vraag eventuele opmerkingen binnen de maand mee te delen. Na verloop van die periode besluit de kerkraad bij gemotiveerde beslissing (op te nemen in de notulen) om de eindrekening samen met eventuele opmerkingen voor goedkeuring over te maken aan de toezichthoudende overheden. Hiervoor is de oude procedure nog van toepassing (in 4 exemplaren indienen bij de gemeenteoverheid). Ook hier wordt na goedkeuring van de eindrekening door de Bestendige Deputatie, door de kerkraad kwijting verleend aan de uitgetreden penningmeester.
V: De voorzitter van onze kerkraad is plotseling weggevallen. Hoe moet het nu verder?
(laatste wijziging op 29/08/2006)
A: Het lid dat moet vervangen worden bekleedde een bijzonder mandaat. Daarvoor gelden volgende principes:
  • in afwachting van de vervanging van de voorzitter, wordt zijn mandaat waargenomen door het oudste lid (in leeftijd) van de kerkraad.;
  • voor een secretaris zou in het analoog geval het jongste lid (in leeftijd) waarnemend secretaris worden;
  • een waarnemend penningmeester tenslotte wordt bij stemming door alle aanwezige leden aangeduid uit de twee overige leden van de kerkraad, die geen bijzonder mandaat hebben. Het lid van rechtswege komt voor geen enkel waarnemend mandaat in aanmerking omdat het uitgesloten is van ieder bijzonder mandaat.
Zo snel mogelijk, en binnen de twee maanden, wordt voorzien in de vervanging van het weggevallen raadslid. Daarbij zijn volgende stappen te voorzien:
1. bekendmaken van de vacature en oproep tot kandidaten (14 dagen uithangen in kerkgebouw en publiceren in plaatselijke editie van parochieblad);
2. bekendmaken van de ontvangen kandidaturen, met aangeven van bezwaarmogelijkheid (14 dagen uithangen in kerkgebouw)
3. afhandelen van eventuele bezwaarprocedure;
4. verkiezing van een vervanger bij volstrekte meerderheid door al de aanwezige leden van de kerkraad in geheime stemming. De regels van het quorum zijn van toepassing.
Bekendmaking van vacature en oproep tot kandidaten hoeven niet te gebeuren indien er nog kandidaten overbleven van de vorige oproep. In dit geval kan dadelijk worden overgegaan tot het bekendmaken van de kandidaturen. Indien zich na een eerste oproep geen kandidaten aanmelden, wordt er overgegaan tot een bijkomende oproep. Indien niet binnen de twee maanden in een vervanging wordt voorzien, duidt de bisschop – op voordracht van de “aangestelde verantwoordelijke van de parochie” – ambtshalve een vervanger aan. In de veronderstelling dat het te vervangen lid een bijzonder mandaat bekleedde kan, nu de kerkraad weer voltallig is, worden overgegaan tot de verkiezing van het bijzonder mandaat. De onderscheiden beslissingen worden opgenomen in de notulen. Bovendien worden de nieuwe samenstelling van de kerkraad en de adreslijst meegedeeld aan de toezichthoudende overheden en het bisdom. Voor meer gedetailleerde informatie, zie Vademecum Kerkfabrieken 2005, uitg. Vlaamse bisdommen, nrs. 211-214 en 215 (http://www.kerknet.be/kerkfabrieken/vademecum03.html).
V: Geeft het problemen indien het afschrift van notulen niet tijdig wordt meegedeeld aan de overheden? Zijn er sancties voorzien?
(laatste wijziging op 18/08/2006)
A: Er zijn geen expliciete sancties voorzien indien niet of niet tijdig wordt beantwoord aan het voorschrift om binnen de 20 dagen een afschrift van de notulen gelijktijdig en per post te versturen aan provinciegouverneur, gemeenteoverheid en bisdom. Het grote probleem is dat de tijd die de toezichthoudende overheden hebben om besluiten van kerkraden en centrale kerkbesturen te schorsen, resp. te vernietigen, slechts ingaat bij ontvangst van dit afschift. Niet of laattijdig overmaken van het afschrift schept rechtsonzekerheid: overeenkomsten bv. kunnen nietig worden verklaard lang nadat ze werden afgesloten, met morele en finaciële gevolgen voor het bestuur van de eredienst. Stelselmatig het voorschrift met de voeten treden maakt het normale algemeen administratief toezicht onmogelijk, en zou in een extreem geval aanleiding kunnen geven tot dwangtoezicht op bevel van de provinciegouverneur.
V: Hoe zit het met de begroting 2007? Zijn daar al nieuwe voorschriften voor? Heeft het centraal kerkbestuur daarbij een rol te vervullen?
(laatste wijziging op 18/08/2006)
A: Het aangekondigde vernieuwde financiële luik van het beheer is nog niet van toepassing voor het boekjaar 2007. Vorm en procedure van de begroting 2007 zijn dus niet gewijzigd, en iedere kerkfabriek dient haar begroting in bij de gemeente (normaal in 4 exemplaren tegen 15 augustus). Het centraal kerkbestuur kan nu al – zij het op officieuze manier en na overleg en met instemming van de gemeente en de betrokken kerkraden – coördinerend optreden bij het financiële beheer (zie Omzendbrief minister Keulen 25/2/2006, B.2.1).
V: Wat is SEMU? Hoe moet het kerkkoor of de kerkfabriek reageren indien ze door SEMU gecontacteerd worden?
(laatste wijziging op 09/02/2007)
A: SEMU (Société des Editeurs de MUsique – Vereniging van Muziekuitgevers), beheersvennootschap voor muziekuitgevers, waakt o.a. over de rechten die de muziekuitgevers verliezen door het “wild” kopiëren van volledige muziekpartituren door koren.

Aangezien er geen globaal akkoord tussen SEMU en de bisdommen tot stand kwam, wendt SEMU zich blijkbaar individueel tot de parochiale koren. Hoe kunnen we deze koren behulpzaam zijn?

1. Als een parochiekoor eerder rechtstreeks een overeenkomst met SEMU heeft afgesloten, dan moet dit nagekomen worden.
2. Wanneer een parochiekoor vanwege SEMU een schrijven krijgt waarin aangedrongen wordt op het afsluiten van een licentieovereenkomst, moet de zaak geval per geval bekeken worden.
  • Men kan uiteenzetten dat er op interdiocesaan niveau wél akkoorden werden gesloten met SABAM, REPROBEL, en de billijke vergoeding (SIMIM).
  • Met andere instanties die optreden in het kader van de wetgeving op de auteursrechten zoals SEMU werden er geen akkoorden gesloten op interdiocesaan niveau, o.m. omdat er niet in elke parochie een parochiekoor bestaat, en ook omdat SEMU wel een aantal maar niet alle muziekuitgeverijen vertegenwoordigt (voor de fondsen die door SEMU worden beheerd (klik hier).
  • Langs Nederlandstalige zijde beheert SEMU niet de uitgeverijen als Averbode en De Garve (Zingt Jubilate), Lannoo, Gooi en Sticht, Zingend geloven; SEMU beheert daarentegen wel de uitgeverijen Harmonia en Euprint.
  • Langs Franstalige zijde beheert SEMU de uitgeverijen aangesloten bij de groep SECLI (klik hier).
Het antwoord op de vraag of een parochiekoor met SEMU moet onderhandelen hangt dus van af van het feit of er muziekpartituren gereproduceerd worden afkomstig van een uitgeverij die bij SEMU is aangesloten.

3. Aan de parochiekoren moet tenslotte de raad gegeven worden om met originelen te werken, en in de hypothese dat ze toch een muziekpartituur zouden reproduceren, van zich in regel te stellen met de rechthebbenden.

Hoe nu praktisch te werk gaan?
Het koor moet vooraf steeds goed nagaan of het wel verplichtingen kan hebben tegenover SEMU:
  • in de eerste plaats moeten er partituren gekopieerd worden, en
  • ten tweede moeten de oorspronkelijke partituren dan ook nog uitgegeven zijn door een uitgeverij die door SEMU wordt vertegenwoordigd.
De lijst van die uitgeverijen vinden we hier.

Indien beide voorwaarden niet samen vervuld zijn, heeft het geen zin om een licentieovereenkomst met SEMU af te sluiten. Het koor kan dan best aan SEMU antwoorden dat het parochiekoor geen copies gebruikt van partituren uitgegeven door een muziekuitgeverij die door SEMU vertegenwoordigd wordt, en dat bijgevolg een licentieovereenkomst met SEMU niet noodzakelijk is.
Indien beide voorwaarden samen vervuld zijn, wordt een licentieovereenkomst afgesloten tussen het koor en SEMU. Op het koor rust de verplichting om de bijdrage te betalen. Van de kerkraad kan het betrokken parochiekoor deze betaling slechts terugvorderen voor zover en in de mate dat de gekopieerde partituren aangewend worden voor de viering van de eredienst en bij kerkelijke plechtigheden.

 

Bisdom Hasselt - Vrijwilligersplein 14 - B-3500 Hasselt | Tel. +32 11 28 84 40 | Fax +32 11 28 84 77 | info@bisdomhasselt.be
 
Privacyverklaring
Gebruiksrechtenovereenkomst
© 2004-2012 Bisdom Hasselt. Alle rechten voorbehouden.
Openingsuren - Ligging - Contacteer ons- Mail de webmaster
v.2.3.5 (08.03.2012 12:11)