Untitled Document
 
vrijdag 18 mei 2012
Goedemiddag!
Mail onsVul ons contactformulier inTerugVerderStartpagina
Rekendienst | Kerkfabrieken | Onderwijs | Vrijwilligerswerk

Boekhouding Parochies
Financieel beheer
Boekhouding Beveiligd
Collectes

Petra
Formulierendatabank Beveiligd
Beleidsnota Beveiligd
Vrijwilligerswerk

Veelgestelde vragen
Contact
Systeembeheer Beveiligd

petra

Petra is het Windows® computerprogramma voor het bijhouden van de parochiale boekhouding.

Maak uw keuze:

Mogelijkheden van het programma
Minimum systeemvereisten
Kostprijs
Testversie
Versiewijzigingen
Veelgestelde vragen

Mogelijkheden van het programma

  • bijhouden en afdrukken van het boekhoudregister
  • bijhouden en afdrukken van formulier B "Staat van de Misstipendia"
  • bijhouden en afdrukken van het formulier H" Controle van de Agenda van de Misintenties - Staat van de Misstipendia"
  • automatische samenstelling en afdruk van formulier D "Afrekeningspapier voor de kerkfabriek"
  • automatische samenstelling en afdruk van formulier E "Afrekeningspapier voor bisdom Hasselt"
  • automatische samenstelling en afdruk van formulier F "Jaaroverzicht kerkfabriek"
  • automatische samenstelling en afdruk van formulier G "Jaaroverzicht van de parochiale boekhouding"
  • automatische samenstelling en afdruk van formulier I "Afrekeningspapier voor de federatie"
  • mogelijkheid om een detaillijst per kolom op te vragen en af te drukken
  • eenvoudig doormailen van afrekeningspapieren naar het bisdom
  • eenvoudig doormailen van afrekeningpapieren naar de kerkfabriek
  • eenvoudig doormailen van een reservekopie naar het bisdom
  • meerdere dossiers (boekhoudingen) bijhouden in één installatie

Naar boven

Minimum systeemvereisten

  • Windows® 98 SE, Windows® 2000, Windows® XP Home, Windows® XP Professional,
    Windows® Vista, Windows® 7
  • 32 MB geheugen
  • schermresolutie 1024 x 768
  • actieve internetverbinding
    (enkel voor volgende functies: doormailen afrekeningspapieren, doormailen jaarlijkse formulieren, doormailen reservekopie en update programma)

Naar boven

Kostprijs

Voor Petra gelden volgende prijzen*, berekend op basis van het aantal inwoners in uw parochie:
Volledige versie
Upgrade versie
Jaarlijkse bijdrage**
0 tot 500:
10,00 EUR
gratis
gratis
501 tot 1.000:
50,00 EUR
10,00 EUR
10,00 EUR
1.001 tot 2.000:
150,00 EUR
15,00 EUR
15,00 EUR
> 2.000:
200,00 EUR
25,00 EUR
25,00 EUR

* Prijzen zijn inclusief 21% BTW, handleiding en volledige ondersteuning bij installatie en werking.
** gaat in vanaf 01/01/2012, en zal automatisch in juni verrekend worden

Naar boven

testversie

De testversie van Petra is een volledig werkende versie van het programma, waarin alle mogelijkheden voor u beschikbaar zijn. U bent echter beperkt in het aantal verrichtingen dat u kan ingeven. Bent u na afloop van de testperiode tevreden over het programma, dan volstaat het om met ons contact op te nemen om een officiële versie te bekomen.

Download de testversie.

Naar boven

Versiewijzigingen

versie 4.2.0
  • De Staat van de Misstipendia, boekingsschema's en alle afrekeningen zijn aangepast om op een correcte manier om te gaan met de nieuwe mistarieven.
versie 4.1.1
  • Om problemen met toekomstige versies van MS-Windows te voorkomen zal Petra vanaf nu de dossiers op een andere plaats op uw schijf bewaren. Deze wijziging is enkel van toepassing voor PC's met Windows XP en hoger.
  • "Code collecte" is standaard bij nieuwe installaties ingevuld.
  • "Automatische updates" is standaard geactiveerd bij nieuwe installaties.
  • Bij het overnemen van de naam van de overledene in de boekhouding wordt nu "Begrafenis <voornaam> <naam>" voorgesteld in plaats van vroeger "Begrafenis <naam>".
  • Jaarafrekening kerkfabriek wordt nu ook doorgemaild naar de kerkfabriek (indien e-mailadres ingevuld in de parameters).
  • Bij de afdruk van de controlelijst van de verrichtingen wordt nu als afdrukbereik het laatst niet afgesloten boekjaar voorgesteld.
  • Hints (gele oplichtende berichtjes) van verschillende menupunten aangepast.
  • Verschillende meldingen die door Petra worden weergegeven zijn aangepast.
  • Negatief ingegeven stichtingen kerkfabriek werden op de jaarafrekening kerkfabriek (Formulier F) positief afgedrukt.
  • Artikelnummers op de jaarafrekening kerkfabriek aangepast aan de nieuwe rekeningnummers.
  • Afrekening kerkfabriek is licht gewijzigd (rechten in de ... --> Aandeel in de ...).
  • Op de afdruk van de staat van de misstipendia worden nu ook totalen gemaakt van sommige kolommen.
  • Afrekening bisdom: mogelijkheid om aan te geven op welke manier de betaling zal gebeuren. Onderaan het document wordt het rekeningnummer ook in de vorm van IBAN en BIC weergegeven (voor de Europese overschrijvingen).
  • Bij het overzicht van huwelijken en begrafenissen worden vanaf nu standaard enkel de openstaande weergegeven.
  • Bij de lijst detailverrichtingen wordt nu als begin- en einddatum automatisch
    het laatste niet-afgesloten boekjaar weergegeven.
  • Mogelijkheid tot het verkrijgen van 'Hulp op afstand'. Dit stelt onze medewerkers in staat om vanop afstand de controle van uw PC over te nemen. !!! Dit kan enkel indien u, elke keer weer, daarvoor uw toestemming geeft. Tijdens deze overname kan u alles steeds op het scherm meevolgen.
  • Correctie van de weergave van openstaande huwelijken en begrafenissen.
versie 4.0.7

Opgeloste problemen:

  • Bij het inboeken van een verrichting in een nieuw boekjaar gaf het programma een foutmelding. Hierdoor konden geen nieuwe verrichtingen ingegeven worden.
  • In de detail van de verrichtingen kon in een zeldzaam geval een verkeerde omschrijving van het boekingsschema worden weergegeven. De boeking zelf verliep verder correct, enkel de weergegeven naam kon verkeerd zijn.
versie 4.0.6

Opgeloste problemen:

  • Bij het schrappen van de 13de maand in de Staat van de Misstipendia werden onterecht ook steeds de verrichtingen van de 12de maand uit de boekhouding geschrapt.
  • Indien de standaardprinter werd gewijzigd bij het afdrukken van de Staat van de Misstipendia werd bij de jaarafsluiting de tweede pagina toch nog steeds door de standaardprinter gedrukt.
  • In Windows Vista werden op sommige schermen de titeltjes voor de invoervelden omgekeerd.
  • Na het terugzetten van een reservekopie werd onterecht de boodschap weergegeven: 'Dossier is momenteel in gebruik'.
  • Bij het ingeven van een boeking werd soms de volgorde van de detaillijnen omgedraaid.
  • Bij het afdrukken van het dagboek en de controlelijst van de verrichtingen werden soms verkeerde totalen afgedrukt onderaan de pagina. De beginsaldo's van de volgende pagina's waren dan wel weer correct.
  • Het ingeven van de Staat van de Misstipendia kan nu enkel nog voor de maand die volgt op de laatst afgesloten maand. Om de maand nadien te kunnen ingeven dient u eerst weer een maandafsluiting te doen.
  • Bij het oproepen van het programma 'Maandafsluiting' en 'Staat van de Misstipendia' zullen alle openstaande schermen eerst worden afgesloten.
  • Bij de parameters bestaat er nu de mogelijkheid om ook het e-mailadres in te geven van de verantwoordelijke van de kerkfabriek naar waar de afrekening moet gestuurd worden.
    Dit e-mailadres zal automatisch gebruikt worden indien u vanuit de afrekening kerkfabriek verkiest deze rechtstreeks door te e-mailen.
  • De afdruk van de afrekening bisdom is lichtjes aangepast (interlinie) omwille van leesbaarheid.
  • Er kunnen geen verrichtingen meer ingegeven of geschrapt worden voor een maand waarvan de Staat van de Misstipendia reeds is ingegeven.
  • Bij het afsluiten van de maand juni zal er een controle gebeuren op de 'Jaarlijkse bijdragen in juni'. Via een tussenscherm is het alsnog mogelijk deze bijdragen te boeken vanuit de maandafsluiting.
  • Bij het achter elkaar ingeven van verrichtingen, kon het detailscherm van de verrichtingen steeds wat opschuiven ten opzichte van de laatste positie. Dit probleem is opgelost.
versie 4.0.5

Opgeloste problemen:

  • In sommige gevallen werd bij het afdrukken van een lijst de melding gegeven RP_DOSSIER : Kan gegevensset niet openen. De lijst kon dan niet worden afgedrukt.

Nieuw in deze versie:

  • De afrekening voor het kerkfabriek is aangepast aan de nieuwe regelgeving voor de kerkfabrieken.
  • Afdruk controleformulier van de missen
    (extra pagina bij de afdruk 'Staat Misstipendia' in december) is gewijzigd.
  • Bij het afsluiten van het jaar is de controle op de staat van de misstipendia gewijzigd.
  • Nieuw helpbestand is aanwezig
versie 4.0.4

Opgeloste problemen:

  • Collectes gebedswake werden niet opgenomen op de afrekening van de kerkfabriek.
  • Huwelijken/begrafenissen aan sociaal tarief werden niet opgenomen op de afrekening van het bisdom.
  • Een detaillijst van een "Andere" financiële rekening kon niet afgedrukt worden.
  • Het wijzigen van sommige boekingen lukte niet goed. Dit leverde een controleverschil op bij het maand- en/of jaaroverzicht.
  • Het jaaroverzicht kon ook van een niet-afgesloten jaar gedrukt worden.
  • Bij het wijzigen van de standaard printer werden een tweede reeks afdrukken toch naar de standaard printer gestuurd (o.a. het geval bij "dagboek verrichtingen" en"controle verrichtingen").
  • Bij het gebruik van meerdere dossiers werd bij het terugzetten van een reservekopie altijd de laatste bestandslocatie onthouden, ongeacht het een ander dossier was dat ondertussen geopend werd.
  • Kolommen in het menu "Verrichtingen" konden van plaats verwisseld worden.
  • Bij de jaarovergang -en wanneer het jaar nog niet was afgesloten- startte het programma toch al in het nieuwe jaar.
  • Het menu "Veelgestelde vragen" werd niet weergegeven in het linker menu.
  • Diverse kleine wijzigingen en aanpassingen.

Nieuw in deze versie:

  • Controle op automatische updates kan nu worden in- of uitgeschakeld (standaard ingeschakeld).
  • Er komt een melding wanneer bij ingave een huwelijk/begrafenis afwijkt van het standaard tarief van 200 EUR.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u een overzicht terug van veelgestelde vragen over Petra. Staat uw vraag er niet tussen, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.

Maak uw keuze:

V:
 De update van Petra werkt niet. Ik gebruik ook Panda Antivirus.
A:

Dit kan opgelost worden door een aanpassing in het antivirus programma.
- Open Panda Antivirus Pro.
- Selecteer 'Configureer'.
- Selecteer 'Te detecteren en uit te sluiten bedreigingen'.
- Selecteer het tabblad 'Locaties'.
Vul hier volgende locaties in:
(Bij een 32-bits versie van Windows)
C:\Program Files\Bisdom Hasselt
C:\Program Files\Bisdom Hasselt\Petra
(Bij een 64-bits versie van Windows)
C:\Program Files (x86)\Bisdom Hasselt
C:\Program Files (x86)\Bisdom Hasselt\Petra
- Sluit Panda Antivirus.
- Stop de service 'Panda Function Service'.
- Start de service 'Panda Function Service'.
Hierna zou het updaten vanuit Petra terug moeten werken.
V:
 Welk bedrag moet ik voor de jaarafsluiting voor het parochieblad overdragen naar het nieuwe boekjaar?
A: U heeft in het boekjaar dat u gaat afsluiten wellicht al geld ontvangen voor de nieuwe abonnementsperiode van het parochieblad. Omdat de factuur van Halewijn pas in het voorjaar (en dus in het nieuwe boekjaar) wordt verzonden dient u dit geld over te dragen naar het volgende boekjaar. Print dus een detaillijst van uw ontvangstenkolom 'Parochieblad' en kijk hoeveel het bedrag bedraagt dat u dient over te dragen. Meestal beginnen de nieuwe abonnementen vanaf augustus-september binnen te komen. Het volstaat dus om een detaillijst af te drukken van augustus t/m december. Het eindtotaal op deze lijst is het bedrag dat u dient over te dragen.
V:
 Ik krijg de melding dat er een nieuwe upgrade van het programma ter beschikking is. Wanneer ik deze upgrade installeer en het programma weer start krijg ik opnieuw diezelfde melding.
A:

U werkt waarschijnlijk met Windows Vista of Windows 7. U dient eerst "Gebruikersaccountbeheer" uit te schakelen voordat u de upgrade kan uitvoeren.
Voor Windows Vista
'Gebruikersaccountbeheer' vindt u bij 'Configuratiescherm - Gebruikersaccounts - Gebruikersaccountbeheer in- of uitschakelen'. Zorg ervoor dat het selectievakje voor 'Gebruik Gebruikersaccountbeheer (UAC) om uw computer beter te beveiligen' is uitschakeld. U dient hierna de computer opnieuw op te starten.
Voor Windows 7
'Gebruikersaccountbeheer' vindt u bij 'Configuratiescherm - Gebruikersaccounts - Instellingen voor Gebruikersaccountbeheer wijzigen'. Trek de schuifbalk helemaal naar beneden. U dient hierna de computer opnieuw op te starten.
V:
 Het mistarief is verhoogd naar 12 euro. Als ik echter deze 12 euro inboek als misintentie krijg ik de melding "Het bedrag is geen veelvoud van 10 euro". Wat nu?
A: Om het geheel boekhoudkundig onder controle te houden werden er afspraken gemaakt. In de periode 01/01/2010 - 30/06/2010 worden de misintenties in twee stukken geboekt: 10 euro als misintentie en 2 euro als reserve bij de gewone diverse ontvangsten. Bij de omschakeling op 01/07/2010 zal er automatisch een omrekening gebeuren naar het nieuwe tarief in zowel de boekhouding als de staat van de misstipendia. De reserve van 2 euro per intentie die gedurende het eerste half jaar werd aangelegd zal op dat moment gebruikt worden om deze verhoging op te vangen. Deze omschakeling zal automatisch gebeuren door Petra. Hiervoor wordt er tegen die tijd een nieuwe versie ter beschikking gesteld.
V:
 Ik heb mij vergist met het ingeven van een collecte. Het was een voorgeschreven collecte maar ik heb het per vergissing ingeboekt als gewone zondagscollecte. Ik heb de maand al afgesloten. Wat nu?
A:

De verdeling van een zondagscollecte is uiteraard anders als de verdeling van een voorgeschreven collecte. Als u de maand al heeft afgesloten kan u dit als volgt oplossen:
1) geef de collecte opnieuw in als zondagscollecte maar met een NEGATIEF bedrag;
2) geef daarna de collecte in als de juiste voorgeschreven collecte.
V:
 De openbare stichtingen worden bij ons door de kerkfabriek terugbetaald. Hoe moet ik dit verwerken in de boekhouding?
A: Best is eigenlijk dat deze stichtingen maandelijks verrekend worden op de afrekening van de kerkfabriek. Als de kerkfabriek ze echter terugbetaalt op rekening van de parochie moet u deze terugbetaling boeken als 'herhalingsmissen van andere'. Op deze manier komen ze automatisch in de staat van de misstipendia terecht en onmiddellijk op de plaats waar ze thuishoren (aan de kant van de herhalingsmissen). Let er wel op dat u met dit systeem het aantal openbare stichtingen NIET meer mag meetellen bij het aantal 'uitgevoerde missen'.
V:
 Als ik mijn maandelijkse afrekening aan de kerkfabriek wil doormailen krijg ik de foutmelding "MAPI Error: (2) General MAPI failure".
A: U heeft het e-mailadres van de kerkfabriek niet ingevuld bij 'Parameters - E-mailadres kerkfabriek'. Vul het e-mailadres in om het probleem op te lossen.
V:
 Bij 'Financiële transfer' zijn er twee boekingsschema's bijgekomen, 'Overboeking naar ...' en 'Overboeking van ...'. De zes oude boekingsschema's werken niet meer. Wat nu?
A: Dat klopt. Met de twee nieuwe boekingsschema's 'Overboeking naar ...' en 'Overboeking van ...' kunt u net hetzelfde doen als met de zes oude boekingsschema's. Als er geld weggaat op een rekening (het maakt niet uit welke rekening) selecteert u het boekingsschema 'Overboeking naar ...'. Komt er geld bij op een rekening (het maakt niet uit welke rekening) dan selecteert u het boekingsschema 'Overboeking van ...'. In het veld 'Omschrijving' kunt u de drie puntjes respectievelijk vervangen door de rekening waar het geld naartoe gaat en vanwaar het gekomen is.
Bijvoorbeeld: er wordt 500 euro uit de kas gehaald en op de zichtrekening gestort. Logisch is dat eerst het geld uit de kas vertrekt. Selecteer daarvoor het boekingsschema 'Overboeking naar ...'. Vervang in het veld 'Omschrijving' de drie puntjes door 'zichtrekening' ("Overboeking naar zichtrekening"). Als het geld op de rekening gestort is selecteert u daarvoor het boekingsschema 'Overboeking van ...'. Vervang in het veld 'Omschrijving' de drie puntjes door 'kas' ("Overboeking van kas").
V:
 Ik heb een reservekopie die ik wil terugplaatsen. Hoe doe ik dat?
A:

Voorafgaand: Als het reservekopiebestand u via e-mail werd bezorgd moet u dit bestand eerst opslaan op uw USB-stick (of diskette).
Daarna moet u ervoor zorgen dat eerst het juiste dossier in de boekhouding geopend is (enkel van toepassing wanneer u met verschillende dossiers werkt).

Voer daarna onderstaande stappen uit:

  • Kies voor “Programma – Terugzetten reservekopie”.
  • Zorg dat de juiste locatie vermeld wordt.
    Indien u werkt met een diskette is dit A:\[PAROCHIENR.].zip ; indien u werkt met een USB-stick kan de drive letter verschillen.
  • Klik op ‘Start’ om de reservekopie terug te zetten.
  • Ter bevestiging wordt altijd om het parochienummer gevraagd. Geef dit in.
V:
 Het programma geeft de melding dat er een nieuwe update beschikbaar is. Wanneer ik deze installeer krijg ik de volgende keer echter weer opnieuw diezelfde melding.
A: U werkt waarschijnlijk met Windows Vista en met een versie van Petra die ouder is dan versie 4.1.1. In dat geval gebruikt u best deze link om de update manueel te downloaden. Na het downloaden moet u de update nog uitvoeren. Dat doet u door op het gedownloade bestand te dubbelklikken.
V:
 Onze parochie heeft een negatief aantal herhalingsmissen. Wat nu?
A: Op basis van de staat van de misstipendia (SvM) kan u de "herhalingsmissen" gebruiken om de celebranten uit te betalen. U kan nooit "negatieve missen" in stock hebben. U mag immers geen missen uitbetalen waarvoor geen geld beschikbaar is. Het geld van aangevraagde missen die nog niet uitgevoerd zijn, mag nooit aangewend worden om reeds "gedane missen" te betalen.
De uitbetaling van een misintentie is geen recht. Het is niet zo dat de priester die de mis doet, automatisch daarvoor een stipendium van 5 EUR krijgt. Dit kan enkel als er geld beschikbaar is voor misintenties. Vandaar het belang van de SvM. Daar kan de boekhouder maandelijks zien hoever hij kan gaan in de uitbetaling. Hij zal erover waken dat op het einde van elke maand het totaal aan herhalingsmissen NOOIT negatief is. Is dit wel het geval, dan moet hij het aantal uit te betalen missen aan de celebranten verminderen, zodat het totaal aan herhalingsmissen niet meer onder nul is.
Wat dient er concreet te gebeuren?
a) U moet aan de priesters meedelen: wat er niet is, kan men ook niet geven. Dit betekent dat voortaan nog alleen die missen worden uitbetaald waarvoor geld via herhalingsmissen beschikbaar is.
b) Indien er misintenties zijn, gaan die in de eerste plaats naar de pastoor. Als er overschot is naar de gepensioneerde.
c) Andere parochies kunnen ook een reserve aan herhalingsmissen doorstorten naar de parochie.
V:
 Ik heb geld van stichtingen ontvangen van het bisdom. Moet ik daar iets mee doen?
En wat doe ik met die gift?
A: Stichtingen van het bisdom worden eens per kwartaal uitgekeerd op rekening van de parochie. Deze stichtingen moeten op dat moment in het Register van de Misintenties ingeschreven worden EN in de boekhouding worden opgenomen (inschrijven als "Missen"). De gift komt integraal toe aan de parochie (inschrijven als "Ontvangst gewoon - gift [of diverse]).
V:
 Ik heb een nieuwe computer. Hoe kan ik Petra en mijn gegevens uit de boekhouding overzetten naar dat nieuwe toestel?
A: Maak eerst een reservekopie van de boekhouding op de oude computer. Installeer daarna Petra op de nieuwe computer. Start Petra en ga naar 'Dossiergegevens'. Maak een nieuw dossier aan. Vul ENKEL het dossiernummer in (d.i. het parochienummer). Klik op 'Selecteer dossier' en ga naar 'Reservekopies - Terugzetten reservekopie'. Hiermee lees je de reservekopie die je gemaakt hebt op de oude computer in op de nieuwe computer zodat je daar over de alle gegevens beschikt.
V:
 Ik heb per ongeluk een maand afgesloten. Kan ik dit nog ongedaan maken?
A: Als u een reservekopie gemaakt heeft vóórdat u deze maand afsloot, kan u deze terugzetten. De maandafsluiting is dan ongedaan gemaakt. Merk op: als u nog verrichtingen heeft ingegeven of heeft gewijzigd nadat u deze kopie maakte, zijn deze verrichtingen uiteraard weg als u de kopie terugzet.
Heeft u geen kopie gemaakt vóór de afsluiting, dan kan u een reservekopie van uw boekhouding naar ons opsturen (via e-mail of via de post). Wij zullen dan uw maandafsluiting ongedaan maken.
V:
 Ik kan geen bedrag invullen bij het inboeken van de jaarlijkse bijdrage van de parochie.
A: Het veld bij 'Bedrag' is geblokkeerd bij het ingeven van interne verrichtingen. Vul het bedrag dus tweemaal in op de detaillijnen.
V:
 Hoe geef ik de jaarlijkse bijdrage van de parochie in?
A: Selecteer daarvoor als financiële rekening "Interne transfer". Kies als boekingsschema "Interne overboeking - Bijdrage van de parochie". Het enige dat je nog moet doen is de datum en het bedrag invullen. Het bedrag vul je in op de detaillijnen. Wanneer je de afrekening van het bisdom afdrukt, wordt dit bedrag hierin automatisch opgenomen.

Naar boven

Bisdom Hasselt - Vrijwilligersplein 14 - B-3500 Hasselt | Tel. +32 11 28 84 40 | Fax +32 11 28 84 77 | info@bisdomhasselt.be
 
Privacyverklaring
Gebruiksrechtenovereenkomst
© 2004-2012 Bisdom Hasselt. Alle rechten voorbehouden.
Openingsuren - Ligging - Contacteer ons- Mail de webmaster
v.2.3.5 (08.03.2012 12:11)