Raad van Bestuur (RvB)

  • Samenroepen telkens dit vereist is voor een goed bestuur met een minimum van 1x per jaar of zo vaak als vermeld in de statuten.
  • Goedgekeurde en ondertekende verslagen van ALLE vergaderingen te bewaren op de maatschappelijke zetel.
  • Indien wijzigingen in RvB (ontslag, overlijden, afzetting, (her)benoeming):
    • neerlegging van deze wijziging op de griffie van rechtbank van koophandel en publicatie van deze wijzigingen in Belgisch Staatsblad.

Algemene vergadering (A.V.)

  • Samenroepen telkens er moet beslist worden over zaken waarvoor de algemene vergadering bevoegd is met een minimum van 1x per jaar of zo vaak als vermeld in de statuten.
  • Leden min. 8 dagen op voorhand, of zoals vermeld in de statuten, uitnodigen met agenda dat minstens volgende items bevat:
    • goedkeuring verslag vorige vergadering;
    • goedkeuring rekeningen van het vorige boekjaar;
    • goedkeuring begroting voor het huidige boekjaar;
    • kwijting aan bestuurders voor opdracht vorig boekjaar.
  • A.V. binnen de 6 maanden na afsluiting boekjaar houden.
  • Verslag A.V. opmaken + goedgekeurd en ondertekend bewaren op maatschappelijke zetel.
  • Indien wijziging RvB, dagelijks bestuur, commissarissen: neerleggen op de rechtbank van koophandel en publicatie in het Belgisch Staatsblad. De publicatie van benoeming van bestuursleden moet hun naam, adres, geboorteplaats en –datum bevatten.

Indien wijziging statuten (dus ook adreswijziging van de maatschappelijke zetel): wijzigingen + gecoördineerde versie statuten neerleggen op griffie van de rechtbank van koophandel en publicatie in het Belgisch Staatsblad.

 

Ledenregister

  • Ledenlijst te bewaren op de maatschappelijke zetel met:
  • vermelding van naam, voornaam en adres van de effectieve leden van de algemene vergadering.
  • vermelding van alle beslissingen i.v.m. toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden (in te schrijven in het register binnen de 8 dagen).

Opgelet !!! Vanaf 2009 moet de ledenlijst niet meer worden neergelegd op de rechtbank van koophandel. U dient deze enkel zoals hierboven beschreven bij te houden in een ledenregister. Het register mag losbladig zijn maar deze moeten chronologisch worden geklasseerd.

 

Neerlegging rekeningen

  • Kleine VZW’s dienen de volgende documenten neer te leggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel:
    • Staat van ontvangen en uitgaven
    • Staat van het vermogen
    • Toelichting
    • Waarderingsregels
  • Een VZW wordt als “klein” beschouwd indien er niet minstens 2 van de volgende criteria worden overschreden:
    • gemiddeld over het jaar 5 voltijdse werknemers tewerkstellen die ingeschreven zijn in het personeelsregister.
    • in totaal maximum € 325.500 aan gewone ontvangsten hebben.
    • een balanstotaal hebben van maximum € 1.249.500.

Indien ze tenminste 2 van deze criteria overstijgt, is ze een grote VZW, en is er een andere regelgeving van toepassing.

 

Patrimoniumtaks

 

Jaarlijks vóór 31 maart:

  • aangifte en betaling van de taks
    of
  • verklaring dat de waarde van het patrimonium minder dan € 25.000 bedraagt.

Belastingaangifte

  • jaarlijkse aangifte in de rechtspersonenbelasting
  • indien de VZW geen aangifteformulier heeft ontvangen, moet er een aangifte aangevraagd worden bij het plaatselijk belastingskantoor. De einddatum voor het indienen van de aanvraag staat op het aangifteformulier vermeld.

Vermelding rechtsvorm “VZW” en adres maatschappelijke zetel

  • ALLE uitgaande stukken dienen de vermelding “VZW” te dragen (indien dit niet het geval is, kan elk persoon die aan het document heeft meegewerkt persoonlijk aansprakelijk worden gesteld).

Idem voor het niet vermelden van de maatschappelijke zetel op deze stukken.

 

Gelieve na te kijken of uw VZW aan de bovenstaande verplichtingen heeft voldaan, zeker de neerlegging van de jaarrekeningen, aangezien dit een belangrijke impact kan hebben op uw VZW, zoals u in onderstaand artikel kunt nalezen.

 

Artikel 18
De rechtbank kan op verzoek van een lid, van een belanghebbende derde of van het openbaar ministerie de ontbinding uitspreken van een vereniging die:

1° niet in staat is haar verbintenissen na te komen;
2° haar vermogen of de inkomsten uit dat vermogen voor een ander doel aanwendt dan die waarvoor zij is opgericht;
3° in ernstige mate in strijd handelt met de statuten, of in strijd handelt met de wet of de openbare orde;
gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen overeenkomstig artikel 26novies, § 1, tweede lid, 5°, tenzij de ontbrekende jaarrekeningen worden neergelegd vooraleer de debatten worden gesloten;
5° minder dan drie leden telt.

 

Op onze website kan u terecht voor bijkomende informatie over administratieve procedures en de boekhouding van de VZW’s eigenaressen. Indien u omtrent deze verplichtingen nog bijkomende vragen of opmerkingen heeft, kan u altijd contact opnemen met:

 

Jurgen Baens

tel: 011 28 84 62

 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.