Procedure
Toelichting bij de administratieve procedure
Samenroepen algemene vergadering en raad van bestuur
Indien de rekeningen van het afgelopen jaar en de begroting van het lopende jaar nog niet werden goedgekeurd of er wijzigingen moeten gebeuren in het ledenbestand van de vereniging dient de raad van bestuur te vergaderen vóór de aanvang van de algemene vergadering. U vindt een voorbeeld van de uitnodiging algemene vergadering met de agendapunten onder het item “documenten”;
- Een uitnodiging dient verstuurd aan al de stemgerechtigde leden van de vereniging (minstens 8 dagen vóór de vergadering) met vermelding van plaats, uur en agenda van de vergadering.
- Te vermelden agendapunten:
- wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur;
- rekeningen …… en begroting …… (enkel indien de gewone algemene vergadering -die jaarlijks verplicht is- nog niet heeft plaatsgevonden);
- kwijting aan de raad van bestuur (idem als vorig punt);
- wijziging van de statuten
- Als er eveneens wijzigingen zijn in de samenstelling van de leden van de algemene vergadering (nota: bestuurders moeten eerst lid zijn van de algemene vergadering tenzij anders vermeld in de statuten) dient ook de raad van bestuur te worden samengeroepen om ontslagen en/of nieuwe leden te aanvaarden. U vindt een voorbeeld van de uitnodiging raad van bestuur met agendapunten onder het item “documenten”.
Deze voorafgaande aanvaarding van nieuwe leden zal onder andere nodig zijn indien de nieuw te benoemen bestuurders nog geen lid waren van de vereniging.
Documenten
Bekendmaking
Toelichting bij de bekendmaking
De bekendmaking gebeurt via de rechtbank van Koophandel (te Hasselt of Tongeren naargelang het arrondissement waaronder de VZW ressorteert).
Algemene inlichtingen
De wijziging in de samenstelling van de raad van bestuur (het dagelijks bestuur, de aanstelling van de commissaris(sen)), moet worden gepubliceerd door middel van neerlegging van een dossier bij voormelde rechtbank. Daartoe dienen de aanvraagformulieren I en II voor VZW’s te worden vervolledigd (indien enkel aanstelling van (een) commissaris(sen) is aanvraagformulier II niet nodig). U dient rekening te houden met volgende punten inzake de presentatie van deze formulieren:
Aanvraagformulier I
- Dit formulier moet in TWEE originelen worden neergelegd.
- Luik A moet NIET ondertekend worden.
- Luik B moet WEL ondertekend worden op de achterzijde van het laatste blad van dit luik. De ondertekening gebeurt door de voorzitter en de secretaris (of door de personen die daartoe gemachtigd zijn volgens de nieuwe statuten). Enkel hun naam dient boven de handtekening te worden vermeld. De voorzijde moet niet worden ondertekend, de namen en functie (van de ondertekenaars) moeten echter wel vermeld worden.
Aanvraagformulier II
- Dit formulier moet in EEN origineel worden neergelegd.
- Luik A moet NIET ondertekend worden.
- Luik C moet WEL worden ondertekend, onderaan, door een bestuurder. In het keuzevak boven de handtekening dient worden gekozen “handelend als bestuurder”.
Hoe de documenten vervolledigen?
Aanvraagformulier I
- Luik A: telkens een wijziging plaatsvindt (samenstelling raad van bestuur, het dagelijks bestuur de commissaris(sen)) moet dit worden vervolledigd. Dus ook bij de eerste neerlegging van de statuten.
- Luik B: hierop moet de tekst van de benoemingen worden ingegeven.
- Luik C niet in te vullen.
Aanvraagformulier II
- Luik A: telkens er een wijziging plaatsvindt van de maatschappelijke zetel, de benaming, de samenstelling van de raad van bestuur of van het dagelijks bestuur dient dit luik A ingevuld te worden.
- Luik C: telkens er een wijziging is van de samenstelling van de raad van bestuur of het dagelijks bestuur dient dit luik ingevuld te worden (zie ook de opmerkingen over luik C bij formulier I). Enkel de gegevens over de nieuwe bestuurders, degenen die ontslag namen of die herbenoemd werden als bestuurder moeten in dit luik worden vermeld (niet degenen van wie de benoeming gewoon doorloopt). Als de datum van geldigheid van de raad van bestuur was verstreken of een nieuwe aanvangsdatum van het mandaat wordt vastgelegd, zijn alle bestuurders ontslagnemend en moeten al degenen die herbenoemd of benoemd worden in deze rubriek worden opgenomen. Volgende gegevens moeten worden ingevuld: B (begin mandaat) of E (einde mandaat), rijksregisternummer, naam, voornaam, functie (bestuurder, voorzitter…).
Neerlegging van de documenten
De vervolledigde documenten moeten neergelegd worden bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel (dienst vennootschappen) van het gerechtelijk arrondissement waaronder de vestigingsplaats van de VZW ressorteert. Bij deze dienst moet u zich aanmelden voorzien van:
- bovengenoemd formulier I in twee exemplaren, formulier II in één exemplaar (wanneer u een 3e exemplaar v/h formulier I toevoegt krijgt u dit terug met een stempel voor bewijs van ontvangst)
- Het bewijs van betaling (voor de tarieven: zie de tarievenlijst). Deze betaling kan gebeuren door middel van:
- Bankcheque
- Postwissel
- Voorafgaande bankoverschrijving op rekening BE48 6792 0055 0227 van het Belgisch Staatsblad.
- Per voorafgaande storting op rekening BE48 6792 0055 0227 van het Belgisch Staatsblad.
De cheque, het ontvangstbewijs van de postwissel of het bewijs van betaling van de overschrijving of storting wordt bij het voor het Belgisch Staatsblad bestemde stuk gevoegd (luiken A en B van formulier 1).
Wanneer de betaling geschiedt met een bankoverschrijving of storting bestaat het bewijs ervan:
- Hetzij uit een afschrift van het formulier van de overschrijving of de storting ten voordele van de rekening van het Belgisch Staatsblad waarop de stempel is aangebracht van de financiële instelling die de overschrijving heeft verricht.
- Hetzij uit een rekeninguittreksel of elk ander document dat bevestigt dat de betaling daadwerkelijk is verricht.
De betaling met een bankoverschrijving of storting moet het ondernemingsnummer bij de mededelingen vermelden.
- Niettegenstaande de verduidelijkingen van de omzendbrief van 2 juni 2005 gepubliceerd in het B.S. op 8 juni 2005 (zie onze bijlage “Toelichting inzake de formaliteiten betreffende de bekendmaking van akten en stukken”) waarbij duidelijk vermeld staat dat de “akte” van wijziging mag bestaan uit een kopie van luik B van formulier I heeft de rechtbank sommige dossiers geweigerd waarvan het verslag van de algemene vergadering waarin de wijzigingen werden beslist niet was bijgevoegd.
Veiligheidshalve is het dus aan te raden één exemplaar van dit verslag bij te voegen.
Merk op dat deze dienst enkel geopend is in de voormiddag!
Uiteraard mogen de documenten ook per gewone briefwisseling aan de betrokken dienst worden toegestuurd.
Deze wijzigingen moeten binnen de maand na de beslissing zijn neergelegd bij de Rechtbank van Koophandel. De wijzigingen in de ledenlijst (van de algemene vergadering) moet ingevolge de wetswijziging van 06/05/2009 niet meer op de rechtbank worden neergelegd maar enkel bewaard in het ledenregister op de maatschappelijke zetel van de VZW.
Documenten