Procedure
Toelichting bij de administratieve procedure
STAP 1: Samenroepen van de algemene vergadering en de raad van bestuur
De aanstelling van een commissaris moet gebeuren door de algemene vergadering. Indien er een wijziging is in de samenstelling van de raad van bestuur kan dit eveneens op de agenda worden geplaatst.
- Een uitnodiging dient verstuurd aan al de stemgerechtigde leden van de vereniging (minstens 8 dagen vóór de vergadering) met vermelding van plaats, uur en agenda van de vergadering. Best wordt er een volmachtformulier bijgevoegd.
STAP 2: Algemene vergadering
- Wettelijk is er geen bijzonder aanwezigheidsquotum vereist. Indien de statuten echter een aanwezigheidsquotum opleggen om geldig te kunnen vergaderen moet er worden nagegaan of dit is bereikt.
- Voorlegging van het voorstel of de voorstellen tot aanstelling van een (meerdere) commissaris(sen) met vermelding van de identiteit (fysieke of rechtspersoon), het aansluitingsnummer bij het instituut voor bedrijfsrevisoren, de taakomschrijving en de bezoldiging. De taak moet minstens bestaan uit: de controle van de financiële toestand en de jaarrekening alsook de regelmatigheid in de naleving van de vzw-wetgeving en de beschikkingen volgens de statuten en de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld.
- Beraadslaging en stemming over het voorstel en eventuele benoeming van de Commissaris.
- Opmaken van een verslag van de algemene vergadering met vermelding van de aanwezigen, de afwezigen en de verontschuldigden. Na goedkeuring dient dit verslag te worden ondertekend door de personen die volgens de statuten geldig de verslagen kunnen ondertekenen – dikwijls de voorzitter en de secretaris.
- Indien in de Algemene Vergadering ook andere punten worden behandeld dan de aanstelling van de commissaris kan best een uittreksel uit de notulen worden gemaakt waarin enkel dit punt wordt opgenomen.
-
Documenten
Bekendmaking
Toelichting bij de bekendmaking
De bekendmaking gebeurt via de rechtbank van Koophandel (te Hasselt of Tongeren naargelang het arrondissement waaronder de VZW ressorteert).
Algemene inlichtingen
- De benoeming van de commissaris dient te worden gepubliceerd, eveneens dient elke verlenging ook opnieuw gepubliceerd te worden. Daartoe dient het aanvraagformulier I voor VZW’s te worden vervolledigd (zie bijlage 4). In luik B vermelden we de identiteit van de commissaris en de duurtijd van de aanstelling.
- Dit formulier moet in TWEE originelen worden neergelegd.
Luik A moet NIET ondertekend worden.
Luik B moet WEL ondertekend worden op de achterzijde van het laatste blad van dit luik. De ondertekening gebeurt door de voorzitter en de secretaris (of door de personen die daartoe gemachtigd zijn volgens de nieuwe statuten). Enkel hun naam dient boven de handtekening te worden vermeld. De voorzijde moet niet worden ondertekend, de namen en functie (van de ondertekenaars) moeten echter wel vermeld worden.
Neerlegging van de stukken
Het vervolledigde document moet neergelegd worden bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel (dienst vennootschappen) van het gerechtelijk arrondissement waaronder de vestigingsplaats van de VZW ressorteert. De bundel die wordt neergelegd moet volgende documenten bevatten:
- Aanvraagformulier I
- Het bewijs van betaling (voor de tarieven: zie de tarievenlijst). De betaling moet gebeuren op rekening BE48 6792 0055 0227 van het Belgisch Staatsblad met vermelding van het ondernemingsnummer van de vzw.
- Niettegenstaande de verduidelijkingen van de omzendbrief van 2 juni 2005 gepubliceerd in het B.S. op 8 juni 2005 waarin vermeld wordt dat de “akte” van wijziging mag bestaan uit een kopie van luik B van formulier I heeft de rechtbank sommige dossiers geweigerd waarvan het verslag van de algemene vergadering niet was bijgevoegd.
Veiligheidshalve is het dus aan te raden één exemplaar van dit verslag bij te voegen.
Het is aan te bevelen om van de gelegenheid gebruik te maken om ook de wijzigingen van de samenstelling van de raad van bestuur, indien deze er zijn geweest, in hetzelfde document (formulier I – Luik B) op te nemen. In dat geval dient u ook het formulier II op te maken. Zie hiertoe de procedure onder “wijziging raad van bestuur en/of dagelijks bestuur”.
Documenten